Het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW) heeft ruim vijf jaar lang ministeriële e-mails opgeslagen op een enkele USB-stick, zonder enige vorm van backup. Dit is pas recentelijk veranderd, toen het ministerie besloot de mailboxen in een digitale omgeving te bewaren.
OCW gebruikt twee USB-sticks en een externe harde schijf om duizenden e-mails van oud-bewindspersonen op te slaan. Er zijn geen andere kopieën bewaard. Archiefwetenschapper Charles Jeurgens uit kritiek op de manier waarop de e-mails zijn bewaard, aangezien het kwetsbaar is om alles op één plek te bewaren. Hij noemt de keuze voor een USB-stick ook niet de meest betrouwbare vorm van beheer. Andere ministeries, zoals Financiën en Sociale Zaken en Werkgelegenheid, gebruiken ook USB-sticks of externe harde schijven als backup, maar bewaren daarnaast ook kopieën bij een externe dienstverlener of op meerdere locaties.
Het ministerie van OCW heeft recentelijk besloten de e-mails te verplaatsen naar een digitaal beheerde omgeving om de gegevens beter te bewaren.
De Nederlandse regering erkent de uitdagingen van het archiveren en openbaar maken van informatie, en er is een gevoel van urgentie ontstaan na het Toeslagenschandaal. Het kabinet zal advies vragen aan de Algemene Rijksarchivaris over de ‘duurzame toegankelijkheid’ van e-mails.
Het artikel verwijst naar een internationaal onderzoeksproject genaamd #MissingMails, waarin wordt onderzocht hoe overheden in Europa omgaan met de archivering van e-mails en andere digitale communicatie.
In Duitsland en België worden bijvoorbeeld complete mailboxen verwijderd wanneer bewindslieden vertrekken, en er zijn verschillen in de archiveringspraktijken van ministeries en kabinetten.
Het bewaren van e-mails op USB-sticks wordt als risicovol beschouwd, en er is behoefte aan betere praktijken voor informatiehuishouding.
